Viktigt att värna advokatbyråns kännetecken

Disciplinnämnden utdelade i november 2023 en varning med högsta möjliga straffavgift till en advokat som lämnat över brev och lappar från anhöriga till en häktad klient i ett kuvert med advokatbyråns logotyp på. Advokaten själv uppgav inför nämnden att han trodde att åklagare skulle kontrollera innehållet i kuvertet, något som är strikt förbjudet. 

– All kommunikation mellan advokat och klient är konfidentiell. Därför får ju meddelanden som sänds i advokatbyråns kuvert inte öppnas, säger Sten Bauer, ledamot av Advokatsamfundets disciplinnämnd. 

Advokatbyråns brevpapper och kuvert signalerar alltså att det rör sig om konfidentiell kommunikation. Eftersom även brev omfattas av enrumsprivilegiet får sådana brev inte öppnas av åklagare eller häktespersonal. 

I de vägledande reglerna om god advokatsed finns ett uttryckt förbud för advokater (VRGA 7.11) att låta någon annan använda sig av ”brevpapper eller kännetecken på sätt som oriktigt förmedlar intrycket av att advokaten och dennes verksamhet är avsändare, har skapat dokumentet eller på annat sätt ansvarar för dess innehåll”. Regeln finns förstås där för att förhindra att de hårda reglerna om advokatpost missbrukas. 

– Det är en del i att säkra enrumsprivilegiet, konstaterar Sten Bauer. 

I det aktuella ärendet uppgav advokaten också att han hade för vana att lämna ut handlingar i öppna, oadresserade kuvert med byråns logotyp på. Sten Bauer anser att även detta kan innebära ett regelbrott, eftersom andra då kan återanvända kuvertet. En tumregel är därför att åtminstone skriva ett namn på alla kuvert som delas ut. 

Brevpapper och kuvert är fysiska ting och jämförelsevis lätta att kontrollera. Svårare kan det vara med digitala kännetecken, som byråns logotyp. Samtidigt är även den ett kännetecken som signalerar att innehållet kommer från en advokat eller advokatbyrå.  

– Om jag skickar ett avtal med byråns logga på måste jag också säkerställa att det är vi på byrån som gör den ­slutliga granskningen av avtalet in­nan det används, betonar Sten Bauer. 

Ytterst handlar det om att advokater inte får vilseleda motparten (VRGA 5.4) eller i vissa allvarligare fall främja orätt genom att exempelvis föra in olagliga avtalsvillkor, förklarar Sten Bauer.

Han ger ett exempel: en advokatbyrå hjälper sin klient med att ta fram ett anställningsavtal för en viss nyrekrytering. Eftersom den som anställs har en central position i företaget innehåller avtalet en konkurrensklausul.  så långt är det alltså inga problem. Men om företaget sedan sparar avtalet och använder det som mall för nästa anställning blir saken annorlunda. Villkoren kan då vara oskäliga i förhållande till den roll som nästa anställda person har. Samtidigt ger advokatbyråns logotyp på avtalet intrycket att det är advokatbyrån som ligger bakom det felaktiga anställningsavtalet. 

– Många klienter vill ha advokatbyråns logga på dokumenten, men om dokumenten har det måste vi sitta i förarsätet, summerar Sten Bauer. för att undvika sådana här fel är det viktigt för advokaten att få klart för sig hur ett dokument ska användas, påpekar Sten Bauer.

Om dokumentet ska fungera som mall eller bearbetas vidare av klienten bör det överlämnas utan advokatbyråns logotyp på. Sten Bauer rekommenderar att advokater tar upp frågan om detta med sina klienter, även om det kan kännas obekvämt. 

Ett sätt att minska risken för att byråns logotyp hamnar i fel sammanhang är också att undvika att skicka öppna word-dokument med logotypen på till klienter. 

De vägledande reglerna om god advokatsed reglerar alltså vad som gäller för brevpapper och kuvert. Men i dag dominerar andra kommunikationsformer, framför allt e-post. Därför är det egentligen en större fråga hur man får använda byråns e-post och den signatur som ofta finns i mejlen, menar Sten Bauer. Här ger advokatetiken ganska liten vägledning. Sten Bauer hänvisar i stället till arbetsrätten och de enskilda advokatbyråernas riktlinjer. 

Grunden är att byrån tillhandahåller dator och e-post. Kommunikation via mejl anses därför som utgångspunkt vara kopplad till byrån. Enligt Sten Bauer tillåter dock de flesta advokatbyråer en viss privat kommunikation från byråns e-post. 

– Det är accepterat att mejla förskolan och berätta att man blir sen eller boka bord på en restaurang. I alla fall tillåter vi det på min byrå. Men vi vill att de som gör det då anger ”Privat mejl” i ämnesraden, säger han. 

Sten Bauer rekommenderar att signaturen med logotyp och kontaktuppgifter tas bort för privata mejl. Han påminner också om att e-posten är ett arbetsverktyg och att arbetsgivaren som grundprincip har rätt till full insyn i den, så länge medarbetaren inte tydligt an­ger att ett meddelande är privat. I vilken omfattning byrån tillåter privat användning av byråns e-post bör framgå av en data- eller IT-policy som arbetsgivaren bör ha tillgänglig för sin personal.

En lite mer känslig fråga är om en advokat får använda byråmejlen för att exempelvis kontakta en hantverkare som han eller hon är missnöjd med. Här är problemet, enligt Sten Bauer, dock främst att kommunikationen i själva verket är ett advokatuppdrag. Detta gäller oavsett om advokaten använder byråns e-post eller en annan, privat, e-postadress. 

– Här måste man vara formell och registrera uppdraget. Risken är annars att hantverkaren vänder sig till en kollega på byrån för att få hjälp och det uppstår en intressekonflikt, säger Sten Bauer, som också rekommenderar advokater som hamnat i tvister att anlita egna ombud.