Klientsekretessen riskeras med advokatkontor på kontorshotell

Tillsynsenheten granskade 33 slumpmässigt utvalda advokatbyråer med mottagningskontor eller kontor på kontorshotell och gjorde kontorsbesök hos 15 av byråerna. Syftet var att säkerställa att verksamheten bedrivs i enlighet med advokatetiska krav, särskilt i fråga om tystnadsplikt, diskretionskrav och tillgänglighet.

Granskningen visar att kontoren generellt uppfyller de advokatetiska kraven. Men det finns en utbredd begreppsförvirring om hur huvud-, filial-, mottagnings- och primärkontor definieras.

De advokatetiska kraven på huvud- och filialkontor gäller även för mottagningskontor. I vissa fall innebär ett mottagningskontor att advokaten får skriva upp sig på den lokala domstolens förordnandelistor, eftersom många domstolar ställer krav på att advokatbyrån ska ha ett kontor inom domsagan för att advokaterna ska få fria förordnanden.

– Det har varit tydligt att konkurrenssituationen i storstadsregionerna innebär att många advokatbyråer anser att etablering av mottagningskontor är nödvändig rent ekonomiskt för att de ska kunna stå på flera domstolars förordnandelistor. Vi kunde också se att flera advokatbyråer har stängt mottagningskontor efter att den lokala domstolen ändrade sina riktlinjer, säger Ebba Coghlan, jurist på tillsynsenheten.

Tillsynsenheten har noterat att ett antal advokatbyråer har haft kontor på kontorshotell där de endast har haft tillgång till en skrivbordsplats. Advokatbyråerna har samtidigt haft tillgång till bokningsbara mötesrum. Tillsynsenheten ifrågasätter om skrivbordsplatser är förenliga med diskretions- och tystnadsplikten. Det kan vara svårt att garantera att klientrelaterad information inte exponeras i miljöer med gemensamma arbetsytor. En avskild och säker arbetsmiljö är avgörande för att upprätthålla klientförtroendet och förhindra oavsiktlig exponering av konfidentiell information.

En återkommande brist som identifierades vid granskningen var otillräckliga insynsskydd när kontorsrum eller mötesrum hade glasväggar. Advokatbyråer måste säkerställa att ytor som används för klientmöten är fullständigt insynsskyddade för att säkerställa diskretions- och tystnadsplikten.

Tillsynsenheten lämnar rekommendationer utifrån granskningen och föreslår att användningen av skrivbordsplatser förtydligas samt att informationen på Advokatsamfundets webbplats och de tekniska förutsättningarna för samfundets matrikel ses över. Tillsynsenheten har också tagit fram definitioner för att minska begreppsför­virringen.