IT – ett tveeggat svärd

De smarta telefonerna fanns inte 2006, nu finns de i stort sett hos alla advokater. Den första generationen Iphone lanserades i Sverige den 11 juli 2008. IT-utvecklingen har i grunden förändrat advokaternas tillvaro. I årets undersökning av hur advokaterna mår har därför fokus lagts vid advokaters förhållande till IT och stress i arbetet.

I den nu aktuella undersökningen finns stora likheter med den senaste. Det är fortsatt så att advokaterna är mycket engagerade, gillar sitt arbete och har en relativt hög upplevelse av stress. Men liksom för andra yrken så har IT-utvecklingen och även globaliseringen påverkat kåren.

Jens Näsström, psykolog och ansvarig för den aktuella undersökningen, konstaterar att advokater är en av de yrkesgrupper som använder IT i sitt dagliga arbete och som studier har visat är extra utsatta för stressrelaterade problem. Eftersom stress är vanligt är det viktigt att studera om IT spelar en roll i att motverka eller leder till ökad stress i advokaters yrke och fritid.

Näsström konstaterar att IT-utvecklingen tydligt påverkat advokaternas tillvaro. Han sammanfattar utvecklingen med att den innebär ett tveeggat svärd och att den påverkat kåren på olika sätt. Å ena sidan skapar den ökad flexibilitet och möjlighet att arbeta hemifrån samt effektivitet när advokater kan kommunicera snabbare med klienterna. Å andra sidan drivs tempot upp och gränsen arbete/privatliv riskerar att suddas ut. När advokaterna går hem på kvällen och på ledighet så tar de med sig sina mobiltelefoner och Ipads och bärbara datorer och då följer även arbetet med. Den viktiga avkopplingen och återhämtningen riskerar att utebli. I förlängningen kan utbrändhet hota. Fast det finns konkreta åtgärder för att undvika de negativa sidorna av IT-utvecklingen. En viktig del för att klara gränsdragningen är att advokatbyrån har tydliga riktlinjer för e-postarbete under ledighet. Även utbildning i mindfulness, alltså träning i att fokusera och strukturera arbetet, är en viktig nyckel.

Näsström konstaterar att de signifikanta skillnaderna är förhållandevis små mellan den förra och den nu genomförda undersökningen. Humanjurister, affärsadvokater, delägare och anställda upplever utvecklingen delvis olika. Det finns även skillnader mellan yngre och äldre.

Generellt sett har advokaterna blivit effektivare, samtidigt har något fler sömnproblem, är överengagerade, och upplever att de har en stor mängd arbetsuppgifter. Förklaringen till den ökade stressen är främst att arbetsuppgifterna upplevs som svårare samtidigt som tempot och kraven på tillgänglighet via e-post och sms har ökat, visar studien.

”Allt går fortare och man förväntas ta ansvar och ta ställning till saker som egentligen är för osäkra att ta ställning till och ansvar för”, säger en 40-årig affärsjurist i en storstad.

Att mannen upplever att tempot har ökat på bara tre år tyder på att förutsättningarna inom advokatyrket förändras snabbt, menar Näsström. Svaret kan också vara ett tecken på att tempot och det individuella ansvaret ökar snabbt tidigt i karriären. Merparten av landets drygt 5 000 advokater anser att utvecklingen har både positiva och negativa effekter. En av respondenterna i studien beskriver teknologin som ett tveeggat svärd som för både gott och ont med sig.

”Det är bra att kunna fixa saker på distans och när det passar mig bäst. Men mindre bra att ständigt vara uppkopplad”, svarade en 50-årig manlig affärsjurist i en storstad.

En 50-årig kvinnlig affärsjurist med stor erfarenhet av yrket delar hans uppfattning: ”Tekniken har speedat upp saker och ting men också underlättat.”

En viktig och positiv effekt av utvecklingen, som lyfts fram i studien, är att advokaternas klienter i dag är mer pålästa eftersom de har bättre tillgång till lagar och annat material.

Ökad tillgänglighet

En sida av IT-utvecklingen är att datorer och mobiltelefoner gör att det har blivit möjligt att vara tillgänglig för klienter och kollegor utanför arbetsplatsen – det går att arbeta hemifrån i större utsträckning än tidigare. Många advokater anser att tekniken och tillgången till e-posten är enbart positiv. Merparten av dem är medelålders och äldre män.

– De har inte vuxit upp med IT på samma sätt som sina yngre kollegor och kan därför släppa e-posten lättare, säger Jens Näsström.

Skillnaden mellan yngre och äldre visar sig i undersökningen. De yngre är mer skeptiska till utvecklingen och ser inte förändringen lika positivt som äldre.

”Det är negativt att aldrig kunna vara helt ledig”, svarade en 30-årig manlig affärsjurist.

Just den ökande tillgängligheten beskrivs av flera advokater som ett problem. När advokaterna tar med sig sina mobiltelefoner och läsplattor hem på kvällen och när de åker på semester följer även arbetet med – och kraven på att e-post ska besvaras omedelbart.

”Gränsen mellan arbete och fritid suddas ut”, svarade en 50-årig kvinnlig affärsjurist i en storstad med lång erfarenhet av yrket.

Det är främst de som har många svåra arbetsuppgifter som ägnar mycket tid åt arbetsrelaterad e-post när de egentligen är lediga.

Klienterna och snabb respons

En annan skillnad mellan äldre och yngre advokater är att de yngre är mest otåliga och förväntar sig svar på e-post de har skickat snabbare än kollegor som var verksamma före de smarta telefonernas tid. Samtidigt har klienterna högre förväntningar på snabb respons än tidigare.

– På 1970- och 1980-talen formulerade klienten ett problem, lade det på lådan och advokaten hade två veckor på sig att svara. I dag kan klienten skicka ett mejl på morgonen och vara upprörd om det inte har kommit ett svar före lunch, säger Jens Näsström.

Till viss del bidrar advokaterna själva till att driva upp tempot, menar Näsström. Ofta utgår de från att en förfrågan från en klient måste besvaras med vändande e-post, utan att fråga om så verkligen är fallet.

– Som delägare vill man ge bästa möjliga service och frågar inte när klienten behöver få besked. Det gör att nästa gång klienten kontaktar advokaten förväntar sig klienten ett snabbt svar, säger Jens Näsström.

Avviker från mönstret

Normalt är den som är stressad mindre effektiv och utför ett sämre jobb. Men advokater avviker från det mönstret. Näsström menar att advokaterna på ett mycket intressant sätt skiljer sig från andra yrkesgrupper.

– Det går inte att säga att eftersom advokaterna är mer stressade i dag är det sämre kvalitet på det jobb som de utför. Det beror på att hög effektivitet, samvetsgrannhet och stort engagemang också är väldigt karaktäristiskt för advokater, säger Jens Näsström.

Samtidigt som advokater är mer stressade i dag än tidigare utför de sitt arbete på ett mer effektivt sätt. Det är typiskt för yrkesgruppen.

– Advokater har en extremt ovanlig stressprofil. Män­niskor som blir stressade trivs normalt sämre med sitt arbete och blir mindre effektiva. Men advokater upplever en hög grad av stress samtidigt som de är mycket effektiva och i hög grad trivs med sitt arbete, säger Jens Näsström.

Känslomässig stress är starkast hos dem som har kontaktyrken, det vill säga de som jobbar med utsatta människor, till exempel socialsekreterare och sjuksköterskor. Humanjurister, som också ofta jobbar med utsatta män­niskor, kan betraktas ha ett kontaktyrke. Frågan är då för vilken grupp advokater risken att drabbas av stress är störst – humanjurister som har personkontakt med utsatta människor eller affärsjurister som ofta översköljs av stora mängder arbetsuppgifter.

– Humanjuristerna upplever något högre grad av känslomässig stress än affärsjuristerna. För humanjuristerna är källan till stressen klienterna, medan det höga tempot och mängden kontakter orsakar stress bland affärsjurister, säger Jens Näsström.

Kvinnor och män

Studierna från 2006 och 2017 bekräftar att utmattning, sömnbesvär och kvantitativ arbetsbelastning före­kommer i högre utsträckning hos kvinnliga advokater.

I den förra undersökningen var det inte några större skillnader mellan könen i överengagemang, kvalitativ ­arbetsbelastning och effektivitet, däremot uppmättes dessa i högre grad hos kvinnorna i den nu presenterade undersökningen. Det kan konstateras att könsskillnader år 2017 fanns i sex variabler, jämfört med endast tre år 2006.

– Det beror på att kvinnor har svårare att få ihop livspusslet än sina manliga kollegor. Alla förstår nog inte det och tror att vi har kommit i mål i Sverige när det gäller jämställdhet, men det har vi inte, säger Jens Näsström.

Ett gott ledarskap märks

Advokatkåren har till skillnad från vissa andra yrkeskårer inte någon tydligt utstakad chefskarriär. Samtidigt är många advokater ledare, bland annat genom att de delegerar arbetsuppgifter till juniora medarbetare och leder projekt. Men de har inte alltid fått utbildning i ledarskap. Studien visar att de som är duktiga ledare är effektiva i sitt arbete, trivs på jobbet och kan fokusera på sina uppgifter. Ett gott ledarskap är, enligt Näsström, en av de viktigaste faktorerna för effektivitet och det kan även motverka cynism.

– Men på affärsjuridiska byråer blir man inte delägare därför att man är en duktig ledare, utan för att man är en fantastisk jurist. Mitt intryck är att det kan finnas ett visst underskott på gott ledarskap på de affärsjuridiska byråerna. Något som kan märkas längre ned i organisationerna när anställda berättar om kvaliteten på delegeringen, säger Jens Näsström.

En jämförelse mellan delägare och anställda på affärsjuridiska byråer, med minst 25 advokater, visar att delägare är mer nöjda med sin arbetssituation. Delägare har signifikant högre resultat för arbetstrivsel, upplevd effektivitet, företagslojalitet och balans arbete/privatliv.

– Ju mer kontroll du har över din tillvaro, desto bättre blir du på att möta de krav som ställs på dig, säger Jens Näsström.

Anställda upplever oftare än delägare att arbetsuppgifterna är för svåra, har sömnproblem, lider av utmattning och känner en stress över att hantera e-posten.

– Delägarna kan lättare själva bestämma när de ska vara lediga. Anställda känner ofta att de ständigt måste vara tillgängliga, standby. Det skapar stress, säger Jens Näsström.

Återhämtning är viktigt

Studien visar att de som måste vara nåbara och hantera arbetsrelaterad e-post utanför arbetsplatsen tänker mer på arbetet än vad som krävs. Att ständigt ha e-posten under uppsikt gör det svårt att få tid till vila och återhämtning. Och det kan slå hårt mot hälsan.

– Överdriven hantering av e-post på kvällar, helger och semestern leder ofta till utmattning och sömnproblem. Jag träffar och handleder advokater och delägare vars utbrändhet i hög grad har utlösts av IT-relaterad stress, säger Jens Näsström.

De senaste tre, fyra åren har han sett att semestrarna har urholkats allt mer, vilket ytterligare minskar möjligheten till vila.

– Det har alltid varit problematiskt för advokater att ta semester och vara ledig. Men nu avbryter man semestern och åker in till kontoret eller smygjobbar under utlandssemestern. I takt med att allt fler inte får en årlig återhämtning under semestern är jag rädd att IT kommer att skörda fler offer, säger Jens Näsström.

Han är också bekymrad över att de som inte blir utbrända går miste om viktiga värden i livet.

– De har en framgångsrik karriär, men förlorar nära relationer, familj, fritidsintressen och gamla vänskaper. Arbetet och skärmarna tar mer och mer plats. Det är inte specifikt för advokaterna utan för många andra yrkeskårer, men icke desto mindre en väldigt viktig fråga, säger Jens Näsström.

Tom Knutson, Kamilla Kvarntorp och Magnus Andersson