Kunskapshantering
Nr 6 2003 Årgång 69
Att hitta system för att ha kontroll och överblick på den samlade kunskapen i företaget blir allt viktigare för advokatbyråer som växer snabbt och vill matcha konkurrensen. Flera större affärsbyråer har på senare år byggt upp egna avdelningar och utnämnt avdelade medarbetare till att ansvara för kunskapshanteringen. Men en strukturerad kunskapshantering är viktig även för mindre byråer även om man inte sysslar med affärsjuridik.
Allt fler svenska advokatbyråer bygger upp så kallade knowledge management-avdelningar för att få ut mesta möjliga av byråns samlade kunskap. Ett bra KM-arbete anses som en av de viktigaste komponenterna i en modern advokatverksamhet. Vinsterna är ökad effektivitet, bättre kvalitet och stärkt varumärke.
Knowledge management, KM, eller varför inte kunskapshantering, handlar om att ta tillvara, utveckla och synliggöra all kunskap som produceras och all kompetens i övrigt som finns i byrån så att det kommer samtliga medarbetare till del och kan utnyttjas på nytt och därmed underlätta och effektivisera arbetet.
Egentligen är det inget nytt. De flesta advokatbyråer har samlat avtal och rättsutredningar i pärmar långt innan begreppet KM lanserades. Men det är först på senare år, med IT och datorernas hjälp, som utvecklingen accelererat.
– KM-arbetet handlar i dag om att skapa en miljö där människor vill och på ett enkelt sätt kan dela med sig av sin kunskap, vilket inte alltid varit självklart, säger Karin Faxén Ågrup, chef för Mannheimer Swartlings KM-avdelning. Genom att vara många och dela med sig av kunskapen blir man ännu duktigare och kvalitén på byråns arbete blir bättre.
Björn Möller och Björn Kristiansson, know how-officers på Linklaters, ser mer krasst på frågan:
– Det handlar om kvalitetssäkring och om att bli mindre beroende av enskilda medarbetare. Vår uppgift är att se till att det finns system för att ta hand om all kunskap som produceras här. Att den inte bara stannar hos en utan kommer alla till del. På det viset slipper byrån tappa kunskap när någon slutar.
I DAG HAR NÄRMARE ett tiotal svenska advokatbyråer särskilda avdelningar och anställda KM-jurister som bland annat ansvarar för byråns kunskapsbank. Omfattning och inriktning varierar. Grunden i systemet är dock för de flesta byråer ett arkiv med mallar och dokument som är sökbart för alla medarbetare via företagets intranät.
Här samlar byråerna avtal och avtalsmallar, mer eller mindre kommenterade, rättsutredningar, checklistor, olika typer av standardiserade dokument och promemorior och även projektutvärderingar och erfarenheter från konversationer med klienter.
Vissa räknar, förutom byråns digitala kunskapsbank, även in bibliotek och utbildning och ytterst den så kallade tysta kunskap som finns i organisationen.
En bra kunskapshantering är mycket mer än ett arkiv med dokument och mallar, anser Ingrid Linné, knowledge manager på Magnusson Wahlin Qvist Stanbrook, MAQS.
– Den kanske allra viktigaste kunskapen är den som medarbetarna har i huvudet och som aldrig sätts ned på papper. Ett bra KM-arbete handlar därför mycket om att hitta mötesplatser där människor kan överföra kunskap till varandra, till exempel genom kontinuerliga träffar mellan medarbetare som inte arbetar tillsammans dagligdags. En viktig del av min uppgift är just att förmedla kontakt mellan byråns medarbetare och göra det lättare att få reda på vem som kan vad bäst.
ÖKAD EFFEKTIVITET OCH snabbhet, bättre kvalitet, ökad enhetlighet och därmed stärkt varumärke är vinsterna med att strukturera byråns kunskap. Christer Danielsson, Managing Partner på Gernandt & Danielsson ser stora effektivitetsvinster.
– Genom två klick i datorn har man ett grunddokument man kan arbeta vidare med i stället för att börja med ett helt vitt papper. Det gör att man kan återvända till klienten med ett utkast samma dag, vilket av många upplevs som ovärderligt.
Peder Hammarskiöld, managing partner på Hammarskiöld & Co betonar kvalitetsaspekterna snarare än det ekonomiska.
– Vi ser framför allt KM som ett viktigt verktyg för att kunna leverera högkvalitativa tjänster till våra klienter.
Både Peder Hammarskiöld och Robert Fröman, business development partner på Baker & McKenzie anser att KM är något som deras klienter förväntar sig.
– Jag ser det som en nödvändighet, säger Robert Fröman. När våra klienter ger oss uppdrag förväntar de sig i dag att vi har tillgång till viss basdokumentation. De multinationella klienter som vänder sig till oss förväntar sig även att vi genom Baker & McKenzie globalt har tillgång till världsomspännande strukturbaserade databaser innehållande allt från avtalsdokumentation till virtuella datarum och så kallade deal rooms, vilket vi numera ofta använder oss av i större projekt.
Tron på vinsterna med en strukturerad kunskapshantering är så stor att få byråer anser sig behöva mäta dess lönsamhet. Många tycker också att det är svårt att mäta vinsterna. Men det går att göra, berättar Helena Hallgarn, KM-chef på Vinge:
– Vi för statistik över hur många dokument som används och hur mycket. Det är ett bra effektivitetsmått och ett bra sätt att följa upp medarbetarnas arbete. Medarbetarnas kommentarer om förbättringar och tillägg till olika dokument är också en bra måttstock på kunskapsbankens användning och medarbetarnas delaktighet. Statistiken fungerar sedan som underlag när vi prioriterar inom vilka områden kunskapsbanken ska vidareutvecklas.
VÄGEN FRAM TILL ett fungerande kunskapshanterings-system kan vara mödosam. Riskerna att begå dyra misstag under uppbyggnadsskedet är många. Kostnaderna ligger framför allt i medarbetarnas arbetstid, men också i IT-systemet och konsulthjälp.
– Först måste man göra klart för sig vad man vill med sin satsning och välja rätt strategi utifrån byråns storlek, säger Helena Hallgarn. En större byrå kan lägga mer resurser på att utveckla standarddokument och mallar medan en mindre byrå i större utsträckning måste fokusera på bra konkreta exempel. Det är också viktigt att välja rätt IT-stöd utifrån byråns storlek och behov. Här kan det vara värt att vänta ett tag tills man har ett rejält innehåll att fylla det med.
Men det viktigaste för att lyckas är att involvera samtliga byråns medarbetare och få dem att inse sin roll i systemet. KM-juristen är den som koordinerar och leder arbetet, men det är experterna och juristerna på respektive område som måste arbeta fram och kvalitetssäkra dokumenten till kunskapsbanken.
Ingen av de byråer Advokaten talat med säger sig haft svårigheter att få medarbetarna att bidra till den gemensamma kunskapsbanken. Tvärtom är de flesta medarbetare entusiastiska och inser behovet.
PÅ VINGE HAR man dock infört ett speciellt belöningssystem som ska garantera ett kontinuerligt inflöde av nytt material.
– Hos oss värderas arbete med KM lika högt som debiterbart arbete och avdelningarna får interndebitera oss för de tjänster de utför, säger Helena Hallgarn. Tid som lagts ned på KM-arbete beaktas i lika hög grad som debiterbart arbete vid bland annat utvärderingar och bonusbedömningar. På så sätt blir medarbetarna mer motiverade att utföra KM-arbete och inte spara det till sist.
Den största svårigheten hittills tycker Helena Hallgarn har varit att skynda långsamt.
– Det finns så otroligt mycket man vill och skulle kunna göra men det går inte att göra allting på en gång. Det har varit svårt att få alla att förstå att vi måste ha en stegvis utveckling för att kunna säkerställa kvalitén.
Även säkerhetsaspekterna har diskuterats flitigt på många byråer. I dag för flera av dem därför loggbok över vem som nyttjar kunskapsbanken. Men många ser ändå en fara i att vem som helst på byrån med några knapptryck kan komma åt byråns samlade kunskap.
Ingrid Linné anser att alltför höga krav på säkerhet med koder och inloggningar äventyrar användarvänligheten.
– Blir det för krångligt finns det risk att medarbetarna låter bli att använda systemet. Vi måste våga lita på våra medarbetare. Mycket av den här kunskapen har ju tidigare funnits tillgänglig i bibliotekets bokhyllor. Inte var det någon då som ansåg att man skulle låsa biblioteket.
HANS HELLBERG
TOM KNUTSON
Knowledge management, KM, eller varför inte kunskapshantering, handlar om att ta tillvara, utveckla och synliggöra all kunskap som produceras och all kompetens i övrigt som finns i byrån så att det kommer samtliga medarbetare till del och kan utnyttjas på nytt och därmed underlätta och effektivisera arbetet.
Egentligen är det inget nytt. De flesta advokatbyråer har samlat avtal och rättsutredningar i pärmar långt innan begreppet KM lanserades. Men det är först på senare år, med IT och datorernas hjälp, som utvecklingen accelererat.
– KM-arbetet handlar i dag om att skapa en miljö där människor vill och på ett enkelt sätt kan dela med sig av sin kunskap, vilket inte alltid varit självklart, säger Karin Faxén Ågrup, chef för Mannheimer Swartlings KM-avdelning. Genom att vara många och dela med sig av kunskapen blir man ännu duktigare och kvalitén på byråns arbete blir bättre.
Björn Möller och Björn Kristiansson, know how-officers på Linklaters, ser mer krasst på frågan:
– Det handlar om kvalitetssäkring och om att bli mindre beroende av enskilda medarbetare. Vår uppgift är att se till att det finns system för att ta hand om all kunskap som produceras här. Att den inte bara stannar hos en utan kommer alla till del. På det viset slipper byrån tappa kunskap när någon slutar.
I DAG HAR NÄRMARE ett tiotal svenska advokatbyråer särskilda avdelningar och anställda KM-jurister som bland annat ansvarar för byråns kunskapsbank. Omfattning och inriktning varierar. Grunden i systemet är dock för de flesta byråer ett arkiv med mallar och dokument som är sökbart för alla medarbetare via företagets intranät.
Här samlar byråerna avtal och avtalsmallar, mer eller mindre kommenterade, rättsutredningar, checklistor, olika typer av standardiserade dokument och promemorior och även projektutvärderingar och erfarenheter från konversationer med klienter.
Vissa räknar, förutom byråns digitala kunskapsbank, även in bibliotek och utbildning och ytterst den så kallade tysta kunskap som finns i organisationen.
En bra kunskapshantering är mycket mer än ett arkiv med dokument och mallar, anser Ingrid Linné, knowledge manager på Magnusson Wahlin Qvist Stanbrook, MAQS.
– Den kanske allra viktigaste kunskapen är den som medarbetarna har i huvudet och som aldrig sätts ned på papper. Ett bra KM-arbete handlar därför mycket om att hitta mötesplatser där människor kan överföra kunskap till varandra, till exempel genom kontinuerliga träffar mellan medarbetare som inte arbetar tillsammans dagligdags. En viktig del av min uppgift är just att förmedla kontakt mellan byråns medarbetare och göra det lättare att få reda på vem som kan vad bäst.
ÖKAD EFFEKTIVITET OCH snabbhet, bättre kvalitet, ökad enhetlighet och därmed stärkt varumärke är vinsterna med att strukturera byråns kunskap. Christer Danielsson, Managing Partner på Gernandt & Danielsson ser stora effektivitetsvinster.
– Genom två klick i datorn har man ett grunddokument man kan arbeta vidare med i stället för att börja med ett helt vitt papper. Det gör att man kan återvända till klienten med ett utkast samma dag, vilket av många upplevs som ovärderligt.
Peder Hammarskiöld, managing partner på Hammarskiöld & Co betonar kvalitetsaspekterna snarare än det ekonomiska.
– Vi ser framför allt KM som ett viktigt verktyg för att kunna leverera högkvalitativa tjänster till våra klienter.
Både Peder Hammarskiöld och Robert Fröman, business development partner på Baker & McKenzie anser att KM är något som deras klienter förväntar sig.
– Jag ser det som en nödvändighet, säger Robert Fröman. När våra klienter ger oss uppdrag förväntar de sig i dag att vi har tillgång till viss basdokumentation. De multinationella klienter som vänder sig till oss förväntar sig även att vi genom Baker & McKenzie globalt har tillgång till världsomspännande strukturbaserade databaser innehållande allt från avtalsdokumentation till virtuella datarum och så kallade deal rooms, vilket vi numera ofta använder oss av i större projekt.
Tron på vinsterna med en strukturerad kunskapshantering är så stor att få byråer anser sig behöva mäta dess lönsamhet. Många tycker också att det är svårt att mäta vinsterna. Men det går att göra, berättar Helena Hallgarn, KM-chef på Vinge:
– Vi för statistik över hur många dokument som används och hur mycket. Det är ett bra effektivitetsmått och ett bra sätt att följa upp medarbetarnas arbete. Medarbetarnas kommentarer om förbättringar och tillägg till olika dokument är också en bra måttstock på kunskapsbankens användning och medarbetarnas delaktighet. Statistiken fungerar sedan som underlag när vi prioriterar inom vilka områden kunskapsbanken ska vidareutvecklas.
VÄGEN FRAM TILL ett fungerande kunskapshanterings-system kan vara mödosam. Riskerna att begå dyra misstag under uppbyggnadsskedet är många. Kostnaderna ligger framför allt i medarbetarnas arbetstid, men också i IT-systemet och konsulthjälp.
– Först måste man göra klart för sig vad man vill med sin satsning och välja rätt strategi utifrån byråns storlek, säger Helena Hallgarn. En större byrå kan lägga mer resurser på att utveckla standarddokument och mallar medan en mindre byrå i större utsträckning måste fokusera på bra konkreta exempel. Det är också viktigt att välja rätt IT-stöd utifrån byråns storlek och behov. Här kan det vara värt att vänta ett tag tills man har ett rejält innehåll att fylla det med.
Men det viktigaste för att lyckas är att involvera samtliga byråns medarbetare och få dem att inse sin roll i systemet. KM-juristen är den som koordinerar och leder arbetet, men det är experterna och juristerna på respektive område som måste arbeta fram och kvalitetssäkra dokumenten till kunskapsbanken.
Ingen av de byråer Advokaten talat med säger sig haft svårigheter att få medarbetarna att bidra till den gemensamma kunskapsbanken. Tvärtom är de flesta medarbetare entusiastiska och inser behovet.
PÅ VINGE HAR man dock infört ett speciellt belöningssystem som ska garantera ett kontinuerligt inflöde av nytt material.
– Hos oss värderas arbete med KM lika högt som debiterbart arbete och avdelningarna får interndebitera oss för de tjänster de utför, säger Helena Hallgarn. Tid som lagts ned på KM-arbete beaktas i lika hög grad som debiterbart arbete vid bland annat utvärderingar och bonusbedömningar. På så sätt blir medarbetarna mer motiverade att utföra KM-arbete och inte spara det till sist.
Den största svårigheten hittills tycker Helena Hallgarn har varit att skynda långsamt.
– Det finns så otroligt mycket man vill och skulle kunna göra men det går inte att göra allting på en gång. Det har varit svårt att få alla att förstå att vi måste ha en stegvis utveckling för att kunna säkerställa kvalitén.
Även säkerhetsaspekterna har diskuterats flitigt på många byråer. I dag för flera av dem därför loggbok över vem som nyttjar kunskapsbanken. Men många ser ändå en fara i att vem som helst på byrån med några knapptryck kan komma åt byråns samlade kunskap.
Ingrid Linné anser att alltför höga krav på säkerhet med koder och inloggningar äventyrar användarvänligheten.
– Blir det för krångligt finns det risk att medarbetarna låter bli att använda systemet. Vi måste våga lita på våra medarbetare. Mycket av den här kunskapen har ju tidigare funnits tillgänglig i bibliotekets bokhyllor. Inte var det någon då som ansåg att man skulle låsa biblioteket.
HANS HELLBERG
TOM KNUTSON