”Vi köper juridik, men ändå inte”

Hanna Jessing, chefsjurist vid Magnolia Bostad, har själv varit advokat tidigare. Under hennes fem år på Magnolia Bostad har antalet advokatbyråer som bistår vid transaktioner vuxit från en, plus en som gick in när det uppstod jäv, till fyra.

Magnolia Bostad, som sysslar med fastighetsutveckling och samhällsutveckling, genomför ett stort antal markköp per år, och ett normalt år upp till ett tiotal projektförsäljningar förutom att utveckla projekt för egen förvaltning. Företagets investeringsteam, affärsutvecklare, ansvarar för och projektleder transaktionerna, med stöd från advokaterna.

– All annan juridik köper vi när det är tidseffektivt, eller när det ger oss specialkunskap som vi inte har. Men när det gäller transaktioner är fördelen att advokatbyråerna erbjuder hela paketet med assistenter och all administration, förklarar Hanna Jessing.

Även fastighetsbolaget Lundbergs Fastigheter anlitar många gånger advokater för att hålla i transaktioner. Ansvarig för advokatkontakterna är vice vd:n och bolagsjuristen Johan Ladenberg. Han konstaterar att det är svårt för en liten juristavdelning att hålla i de intensiva transaktionerna, samtidigt som den vanliga verksamheten ska skötas. Dessutom bidrar advokaterna med uppdaterad kunskap.

– Rätt mycket är standard i avtalen, men det finns ändå alltid några klausuler som uppdateras. Det är viktigt, säger Johan Ladenberg.

Han ser en poäng med att koppla in de advokater som arbetar i transaktionerna på ett tidigt skede, så att de också är med och förhandlar fram avtalet.

– Om det är en bra extern rådgivare så kan han eller hon vara med och bedöma risken i samband med vissa skrivningar, säger han och fortsätter:

– Då bör man i alla fall känna varann eller veta hur man resonerar, det är viktigt. Därför kan det vara enklast att använda sig av samma advokater, så att man har lite känsla för hur de resonerar.

Kräver samarbete

Och samma advokater, det brukar både Johan Ladenberg och Hanna Jessing använda. De är båda trogna sina byråer – just för att få kontinuitet.

– Vi har framför allt en byrå som vi använt oss av. Det har varit flera olika personer, men samma team. Det är ganska viktigt att de känner oss som bolag också och har en känsla för vad vi vill uppnå i en transaktion, till exempel vilken risknivå vi vill ligga på, fastslår Johan Ladenberg.

Hanna Jessing berättar att de byråer som hon samarbetar med utvärderas fortlöpande. Och hon är tydlig med vilka krav hon ställer på advokaterna:

– Kravet för att få jobba med oss, det är att de också i sin tur kan jobba med varandra, så att kunskapen sprids. Vi på juristavdelningen jobbar också med att se till så att de jobbar likartat i transaktionerna, säger hon.

Hanna Jessing och Johan Ladenberg beskriver båda ett nära samarbete med de egna advokaterna.

– Den externa transaktionsjuristen blir som en i gänget. Som hör saker, ska svara på frågor och hjälpa till med utredning, säger Hanna Jessing, som berättar att hon brukar skicka e-post till alla ”sina” advokatbyråer samtidigt.

– Det skrattar de åt, för ibland är sånt lite ”hemligt”. Men jag tycker att vi samarbetar på ett bra sätt. Advokaterna bidrar till juristavdelningen. Jag har avstämningar med advokaterna om ärendena, även om jag inte alltid är inblandad i transaktionerna, berättar Hanna Jessing.

Förutom förmågan att samarbeta värderar Hanna Jessing också ”ordning och reda” och kompetent projektledning hos advokatbyråerna. Och precis som Johan Ladenberg efterlyser hon förståelse för företagets arbetssätt och risktänkande. Plus, betonar hon, förståelse för motparten och dennes behov.

– Det gäller att få till en affär som båda parterna tjänar på, inte bara den ena. Ibland har man otur med att möta en allt för stridig motpartsjurist, vilket gör att man inte kommer i mål, säger Hanna Jessing.

Sköter inhouse

Sheila Florell är chefsjurist på fastighetsbolaget Vasakronan, som valt en annan väg när det gäller att anlita advokater. Hon och hennes juridiska avdelning sköter själva de transaktioner som bolaget genomför.

– Målet att sköta det mesta inhouse satte jag upp redan 2006 när jag tillträdde som chefsjurist. Sen tog det förstås ett antal år att bygga upp en enhet som möjliggjorde det, berättar Sheila Florell, och fortsätter:

– Jag tror att vi som bolag får högre kvalitet i den legala rådgivningen när vi sköter den inhouse, i vart fall inom våra kärnområden.

Advokater kopplas dock in i vissa andra situationer, som tvister och tillståndsärenden som överklagas och en del hyresnämndsärenden, liksom på områden där de egna juristerna saknar tillräcklig kompetens. Enligt Sheila Florell bygger uppdelningen på en noggrann analys, baserat på vad som är mest effektivt.

Just transaktionerna beskriver Sheila Florell som ett lagarbete där många olika enheter i bolaget medverkar. Samarbetet fungerar då bäst när transaktionsjuridiken sköts inom den egna organisationen.

– Dessutom har vi på ”Legal” som jobbar med transaktioner bra kompetens inom redovisnings- och skattefrågor vilket ökar kvaliteten i förhandling och avtalsskrivning. Vi har också en bättre förståelse för vad som händer med fastigheten eller bolaget när det kommer in i vår förvaltning vilket kan ha betydelse i processen. Den kunskap vi får om fastigheten eller bolaget under dd:n kan vi också använda oss av i förvaltningen efter tillträdet, fastslår Sheila Florell.

Måste ställa rätt frågor

Det finns alltså olika vägar att gå när det gäller att anlita advokater. Storleken på den egna juristavdelningen, men också transaktionsfrekvensen och storleken på transaktionerna får avgöra hur olika bolag arbetar. Men gemensamt för de intervjuade bolagsjuristerna är att de betonar vikten av att tänka igenom vilka tjänster som ska köpas, så att det blir värt pengarna. För advokattid kan kosta mycket, konstaterar Hanna Jessing.

– Jag tycker att det är dyrt. Men man måste alltid titta på en transaktion i slutänden, vilken summan blir totalt, säger hon, och tillägger att den egna projektledningen spelar stor roll för att hålla kostnaderna på en rimlig nivå.

– Om man ändrar sig, och byter fot flera gånger i en process, blir det dyrt. Men på det stora hela, med de rabatter jag förhandlar fram, så tycker jag att prisnivån är skälig.

Även Johan Ladenberg pekar på just den egna projektledningens betydelse.

– Det gäller att ställa rätt frågor. Vi lämnar inte över en hel transaktion till en byrå, och är sedan inte delaktiga. Då hade jag kanske haft mer synpunkter på prisbilden, säger han, och fortsätter:

– Det finns både högt och lågt i en transaktion, och advokaterna ska användas för kvalificerade frågor, det som är svårt och det som vi själva inte kan göra.

Precis som advokaterna beskrivit (se artikeln ”Advokater avgörande när handslag ska bli till affär”) är timdebitering fortfarande det vanliga när fastighetsbolag köper advokattjänster. Det är en modell som fungerar, menar Johan Ladenberg och Hanna Jessing, som har svårt att se några alternativ som skulle vara bättre.

Men, påpekar Hanna Jessing, advokatbyråerna måste också se till att säkra kvaliteten på det arbete som utförs och se till att klienten inte får betala för onödigt eller dåligt utfört arbete.

– De seniora juristerna måste orka ha kontroll på de yngre juristerna. De måste se till, internt, att inte släppa igenom fakturor om de inte gett värde för pengarna, säger hon.

Håller hög klass

Frågan om vad som är bäst, nischbyrå eller fullservicebyrå, dyker ofta upp inom just fastighetsrätten och fastighetsmarknaden. För Johan Ladenberg och Hanna Jessing är det inte någon jättestor fråga. De väljer advokater utifrån andra kriterier. Hanna Jessing beskriver sig som kräsen när det handlar om att välja advokat, och påpekar att om en advokat som de anlitar byter byrå, så följer de som regel med i bytet.

– Juristbranschen är inte större än att jag vet vilka jag tycker är bra och mindre bra, och jag pratar med mina andra bolagsjuristkompisar. När det gäller transaktioner kan det vara precis lika bra med en nischbyrå när man sätter ihop teamet, säger hon och fortsätter:

– Jag har en inköpschef som påpekar att vi skulle kunna få mycket bättre priser om vi shoppade från en byrå. Men jag behöver inte en byrå, jag behöver juridiken. Ibland finns den på en stor byrå, ibland på en liten.

Det finns ändå en poäng med att den byrå som anlitas har en viss bredd, anser Johan Ladenberg.

– Den bör kanske inte vara för liten eller för nischad, eftersom det i en transaktion inte bara är fastighetsrätt som dyker upp. Det kan vara frågor rörande arbetsrätt och till exempel skattefrågor, säger han.

Samtidigt, fortsätter han, är det också en fördel att byrån inte är allt för stor.

– De ska ha tid för oss, och vi ska känna att vi som klient är prioriterade, att vi inte är en i mängden.

Såväl Hanna Jessing som Johan Ladenberg berömmer sina transaktionsadvokater.

– Under den tid som jag har varit här, nästan 15 år, har vi kanske arbetat med tre olika byråer. Vi är väldigt nöjda med den hjälp vi fått av dem, och har därför hållit oss kvar med dem. Jag tycker att de håller hög klass, säger Johan Ladenberg.

Hanna Jessing håller med.

– Vi är jättenöjda. Och om jag inte är nöjd så vet de det, konstaterar hon.

Som köpare av juristtjänster är det en fördel att själv vara jurist, anser Hanna Jessing.

– Det kommer alltid att vara saker man inte är nöjd med. Eftersom vi är tre jurister i mitt team får man hjälpas åt att förklara ”detta var inte vad vi ville ha”, säger hon, och återkommer till att hon och bolaget på det hela taget är nöjda med de advokater och byråer de samarbetar med.

Måste jobba hårt

Advokaterna i branschen beskriver ett högt tempo i många av transaktionerna. Och bolagsjuristerna känner igen bilden, även om de inte helt kan förklara det uppdrivna tempot.

– Det har varit ett högt tryck i branschen i många år nu. Det är många om budet så att man vill få igenom affären innan någon annan kommer in i bilden, kanske, funderar Johan Ladenberg.

Men han tror också att tempot kan förklaras av att många advokater kommer in ganska sent i transaktionsprocessen.

– Ofta har det skett ganska mycket innan de kommer in i bilden. När de sedan kommer in, då är det högtryck, det ska förhandlas och vara färdigt snabbt.

Själv vill han, som tidigare nämnt, gärna ha in sina advokater redan tidigare, vilket också kan göra att de kommer in i affären på ett lugnare sätt.

– Advokaten får gärna vara med i förhandlingen även när det förhandlas pris. För pris och avtal hör ju ihop, säger han.

Hanna Jessing tror att det ofta är dålig planering som ligger bakom det hetsiga tempot när en transaktion ska slutföras. Plus ett mått av okunskap.

– Man vet inte vilken tid det tar att skriva ett avtal, eller försöka få det signerat. Allt sådant tar ju mer tid än man tror. Folk som ropar av tjänsterna har inte alltid förståelse för det.

Själv är hon noga med att meddela när det är bråttom, för att ingen ska slita halvt ihjäl sig i onödan. Men hon får ibland kämpa med kolleger på transaktionssidan som tycker att juristerna ska svara dygnet runt.

Samtidigt betonar Hanna Jessing att hon som klient har rätt att ställa höga krav på sina advokater.

– Tar du 4 500 eller 5 000 kronor i timmen, då ökar kraven från beställaren! Problemet är att alla vill ha saker i sista minuten. Så det blir tajt ibland. 

Måste orka driva

Men vad händer nu med fastighetsmarknaden? Kan transaktionstakten verkligen hålla i sig? Ja, kanske. Varken Johan Ladenberg eller Hanna Jessing ser något sprickande fastighetsbubbla i sikte.

– Man har ju trott att marknaden skulle svalna i flera år, men den har bara blivit hetare och hetare. Det är klart att det kan väl inte fortgå i evighet. Men jag ser inget direkt slut på det än, säger Johan Ladenberg.

Hanna Jessing pekar på de höga entreprenadpriserna som en osäkerhetsfaktor på den marknad där hennes bolag verkar, med nybyggnationer.

– Om det fortsätter på den höga nivå som nu är, då borde markpriserna krympa. Om entreprenadpriserna sjunker, då kan man upprätthålla markpriserna.

Johan Ladenberg har under sina 15 år på Lundbergs upplevt ett ökat behov av advokattjänster. Och han tror att ökningen kommer att fortsätta, med allt mer komplexa krav som ställs.

– Det är ekonomi, miljö, nu kommer en hel del IT också, en digitalisering av fastigheterna som gör att man också i den typen av frågor behöver ha hjälp, säger han.

Sheila Florell har för sin del svårt att se att hennes bolag skulle gå tillbaka till att köpa in transaktionsrådgivningen i någon större utsträckning, annat än undantagsvis, exempelvis om stora transaktioner sammanfaller. Annars ligger strategin fast.

– Något som möjligtvis skulle få oss att ändra strategi är om vi tycker det blir mer kostnadseffektivt att anlita byrå, jag tänker då främst på om någon på ett effektivt sätt använder AI eller liknande som radikalt förändrar kostnadsbilden, säger hon.

För Magnolia Bostads del är behovet av advokattjänster mycket beroende på hur många transaktioner som genomförs, och Hanna Jessing tror på ett i stort sett oförändrat behov. Det är då viktigt att advokatbyråerna förstår vad företaget behöver, understryker hon.

– Vi köper juridik, men ändå inte. Vi gör affärer. Då måste man väva ihop en massa juridik. Sedan kommer vi alltid att behöva spetskompetensen också. Men de flesta behöver vara supersociala framfartsmänniskor som orkar driva på och verkligen följer upp. Det är det vi bolagsjurister kämpar med hela tiden.