Granskning av ”unga advokatbyråer”
Tillsynsenheten har lämnat sin första rapport
Nr 7 2024 Årgång 90Tillsynsenhetens granskning av ”unga advokatbyråer” visar att de granskade byråerna över lag bedriver sin verksamhet på ett tillfredsställande sätt. Men hos vissa byråer råder en viss osäkerhet om vilka krav som ställs på ett advokatkontors utformning. Och på det området behövs ytterligare åtgärder.
Advokatsamfundets tillsynsenhet har under perioden mars–juni i år granskat ”unga advokatbyråer”, som är ett av tillsynsenhetens fyra fokusområden under året. Granskningen har fokuserat på advokater som varit verksamma mellan ett och fem år och som främst tar uppdrag finansierade av allmänna medel. Totalt var det 17 advokatbyråer som uppfyllde dessa kriterier. Samtliga byråer fick svara på en granskningsrapport. Tillsynsenheten besökte dessutom fyra advokatbyråer på olika platser i landet.
– Granskningen visar att verksamheten generellt sett bedrivs på ett tillfredsställande sätt. Majoriteten av advokatbyråerna uppfyller de krav som ställs på dem, även om det finns vissa områden som behöver förbättras, säger Jens Kallmin, biträdande chefsjurist, ansvarig för tillsynsenheten.
Enligt Kallmin finns det en viss osäkerhet bland advokaterna om hur advokatkontor ska vara utformade. Det gäller särskilt advokater som har sina kontor på kontorshotell. En återkommande iakttagelse har varit att rutiner saknas för att ta emot klienter när kontorshotellet har en gemensam reception. Tillsynsenheten ser därför ett behov av tydligare riktlinjer för hur advokatkontor utformas och organiseras för att säkerställa tystnads- och diskretionsplikten. Senare under hösten kommer en särskild granskning att göras för att uppmärksamma dessa frågor.
Jens Kallmin understryker att tillsynsenhetens arbete inte har till syfte att ”sätta dit” advokater, tvärtom. Målet med det proaktiva tillsynsarbetet är att förebygga fel och brister och ge advokaterna vägledning:
– Tillsynsenhetens arbete är framåtsyftande och det ska hjälpa advokatbyråerna att göra rätt genom vägledning. Granskningen har också haft som ändamål att ge rekommendationer för att säkerställa hög kvalitet och hög etisk standard inom advokatkåren. På sikt ska arbetet leda till ett ökat förtroende för hela advokatkåren.
Tar en mängd olika uppdrag
Omsättningarna hos de granskade byråerna har, enligt rapporten, varierat beroende bland annat på antal anställda, hur länge byrån varit verksam och dess geografiska läge. I granskningen har det konstaterats att nya humanjuridiska byråer tycks ha haft lättare att etablera sig utanför storstadsregionerna. Det kan förklaras med att konkurrensen om offentliga uppdrag är mindre tuff där, och att advokater lättare kan få fler fria förordnanden i mindre befolkade regioner.
I granskningen framgår att advokaterna tar en mängd olika uppdrag, till exempel som offentlig försvarare, målsägandebiträde och särskild företrädare för barn. Generellt har advokaterna angett att de överväger sin erfarenhet och kompetens noggrant när de tar nya uppdrag. Vissa har uppgett att de på grund av begränsad erfarenhet avstår från mål som rör ekonomisk brottslighet eller komplicerade brottmål som mord. Majoriteten av de granskade advokaterna har uppgett att de är försiktiga med att ha alltför många häktade klienter samtidigt.
Substitution – en sista utväg
Principalansvaret har överlag hanterats väl. Men samtidigt konstateras det i rapporten att det finns risker med att som ensam advokat med begränsad erfarenhet ha flera biträdande jurister anställda. ”Det är viktigt att noggrant överväga om det verkligen finns tillräckligt med utrymme och resurser för den handledning och övervakning som krävs”, konstateras det i rapporten.
Enligt granskningen tycks substitution generellt användas som en sista utväg, men det kan ifrågasättas om det alltid används på ett korrekt sätt. Tillsynsenheten uppmanar advokater att se över sina rutiner för antagande av uppdrag och åta sig färre uppdrag om de inte kan hantera dem till övervägande del på egen hand.
Advokatbyråerna har infört rutiner för att hantera hot och våld, även om ingen advokat har rapporterat att de utsatts för direkt hot eller våld.
– Det är positivt att advokatbyråerna har rutiner för sådana situationer och även vid eventuella påtryckningar. De kände också till att de kunde vända sig till Advokatsamfundet för stöd, säger Jens Kallmin.
Rekommendationer på gång
Jens Kallmin berättar att tillsynsenheten arbetar med så kallad riskbaserad tillsyn. Det innebär att uppmärksamheten inriktas dit riskerna för regelbrott eller etiska överträdelser bedöms vara störst. Efter att bland annat ha gått igenom disciplinanmälningar och disciplinnämndens beslut har tillsynsenheten för 2024 identifierat fyra fokusområden där det finns en generellt ökad risk för överträdelser: ”unga advokatbyråer”, advokatkontors utformning, advokaters styrelseuppdrag samt advokatbyråer som tidigare varit juristbyråer.
Utifrån resultaten av granskningen kommer tillsynsenheten att publicera rekommendationer som syftar till att stärka efterlevnaden av lagar och advokatetiska regler hos de unga advokatbyråerna ytterligare. Rekommendationerna presenteras i tillsynsenhetens årsrapport för 2024.
Så arbetar tillsynsenheten
Tillsynsenhetens granskningsförfarande inleds med skriftlig informationsinhämtning, som kan kompletteras med fysiska besök på den aktuella advokatbyrån.
– Genom platsbesök får vi en konkret inblick i verksamheten, något som kan vara svårt att uppnå enbart genom skriftlig kommunikation. Det ger möjlighet att diskutera och klargöra regler och förväntningar direkt med advokaterna, vilket effektiviserar det förebyggande arbetet, säger Jens Kallmin och tillägger:
– Om brister uppmärksammas ges i regel möjlighet att inom viss tid avhjälpa bristerna. Tillsynsenheten följer därefter upp huruvida de vidtagna åtgärderna anses tillräckliga.
Om bristerna är allvarliga eller advokatbyrån inte vill förändra sitt arbetssätt kan tillsynsenheten, genom huvudstyrelsen, lämna ärenden vidare till disciplinnämnden.
Bakgrund
Tillsynsenheten utgör en del av Advokatsamfundets kansli. Enheten ansvarar för samfundets proaktiva tillsyn och granskar att advokater och advokatbyråer följer det advokatetiska regelverket. På tillsynsenheten arbetar:
Jens Kallmin, biträdande chefsjurist, ansvarig för tillsynsenheten.
Matilda Bergström, advokat. Läs mer om henne i Advokaten nr 6, månadens advokat.
Ebba Coghlan, jurist.
Ellen Steffenburg, jurist.
En särskild del av enhetens arbete är även att granska advokatbyråers efterlevnad av penningtvättsregelverket. Arbetssättet är riskbaserat och bedrivs enligt en årlig tillsynsplan. Utöver de planerade granskningarna kan enheten också agera när nya frågor aktualiseras under årets gång. Målet med det proaktiva tillsynsarbetet är att förebygga fel och brister och ge advokaterna vägledning. Stödet kan förutom rekommendationer till enskilda advokater också ges i form av vägledningsdokument eller rekommendationer om utbildningar, när problemområden upptäcks.