Öka lönsamheten genom att släppa loss de yngre på byrån

Håkan Bodman har i många år hjälpt företag inom kommunikationsbranschen att öka sin effektivitet och lönsamhet. Under senare år har han dessutom fått möjlighet att göra detsamma för ett antal advokatbyråer.

Flera av de advokatbyråer Håkan har hjälpt, har haft problem att nå önskad lönsamhet. I samtliga fall har de genomförda genomlysningarna visat att en av orsakerna handlar om brister i delegering av uppdrag.

– Delegeringsprocessen, alltså hur man trycker ner uppdragen från de seniora advokaterna till de juniora och de biträdande juristerna, har haft stora brister på alla byråer jag hjälpt, säger Håkan Bodman.

Sedan det första uppdraget har Håkan Bodman nu tagit sig an totalt fem advokatbyråer av olika storlek och med olika inriktningar. Och oavsett om byrån upplevt problem med lönsamheten eller inte ser Bodman ett gemensamt mönster i form av bristfällig delegering och svårigheter att hitta lönsamma arbetsuppgifter för de yngre juristerna och advokaterna.

– Det fanns i flera fall en frustration, ja nästan en irritation, som skadade arbetsklimatet på byrån. De juniora kände inte riktigt att de fick visa framfötterna eller komma till sin rätt, säger Håkan Bodman, som tror att denna frustration också kan vara en förklaring till att många biträdande jurister och unga advokater i dag lämnar advokatbyråerna för andra uppdrag.

Alla kan tjäna på det

En viktig förklaring till frustrationen fann Håkan Bodman i förhållandet mellan principal, alltså ansvarig advokat, och biträdande jurist. I många fall blev den biträdande juristen mer en assistent till sin principal än en fullvärdig medlem av advokatbyrån, menar Bodman. Alternativt försökte principalen göra den biträdande juristen till en kopia av sig själv.

– Det var ju inte givet att det var det allra bästa arbetssättet i alla delar, och framför allt inte utifrån den biträdande juristens kompetenser. Men i och med att det inte fanns metodik eller struktur för detta är det lätt hänt att det blir så, påpekar Håkan Bodman.

I stället för assistent- eller kopiemodellen förordar Håkan Bodman att advokatbyrån i varje enskilt fall tar fram en plan för den biträdande juristen och sedan planerar arbetet och vad som kan delegeras utifrån denna. Det har visat sig vara ett framgångsrikt arbetssätt på de byråer som fått pröva.

Arbetssättet med personliga utvecklingsplaner kan kompletteras med ekonomiska incitament för både seniora och juniora advokater och jurister, menar Håkan Bodman.

– Om de biträdande juristerna når upp till en viss beläggningsgrad kan de också tjäna en liten peng på detta. Det gör ett de biträdande på ett helt annat sätt räcker upp handen, fastslår Bodman, och fortsätter:

– Det är viktigt att alla förstår att de tjänar på att dela med sig av sina uppdrag. De seniora advokaterna kan ju då ge sig ut och jaga upp nya villebråd som genererar mer intäkter än de delar de lämnat vidare.

Ett sätt att snabbt få in yngre advokater och jurister i debiterbart arbete är att ta med dem till klientmötena och presentera dem som medlemmar av det team som servar klienten. Här finns mycket att vinna för såväl advokatbyrån som klienten, menar Håkan Bodman.

Bli en stjärna

En viktig del i att skapa lönsamhet på advokatbyrån är förstås också att advokaterna förmår att generera nya klienter, det som kallas ackvisition. Ofta vilar ett tungt ansvar på de mer seniora advokaterna och delägarna för detta. Och så ska det vara, påpekar Håkan Bodman. Samtidigt behöver yngre jurister och advokater också få träna sig i och lära sig att ackvirera klienter. Här finns mycket för advokatbyråerna att göra, menar Bodman, som upplevt att det ofta saknas planer med tydliga mål och strukturer för detta arbete.

På en av de advokatbyråer som Håkan Bodman arbetat med tog man, under arbetets gång, fram en struktur för ackvisitionsarbetet.

– De juniora advokaterna fick en egen utvecklingsplan för hur deras klientportfölj på sikt skulle byggas upp, och vilken typ av klienter de skulle ha, plus en strategi för hur de skulle komma åt klienterna. Därmed fick också ledningen ett utmärkt redskap för att styra och följa upp, säger Bodman, som hämtat metoden från kommunikationsbranschen.

En annan viktig faktor för att säkra en god lönsamhet, i synnerhet vid de affärsjuridiska byråerna, är att på ett mer planerat och målstyrt sätt försöka utveckla de klienter som byrån redan har. Det kan handla om att försöka bedöma vilka ytterligare affärer som kan göras med klienterna och att förutse vad de behöver hjälp med.

Advokatyrket är på många sätt unikt. Samtidigt finns mycket att lära från hur andra typer av konsultföretag arbetar med organisation och styrning, anser Håkan Bodman, som alltså upplever stora likheter mellan advokatvärlden och kommunikationsbranschen.

– I kommunikationsbranschen finns det ganska starka egon. Det tycks det också finnas i advokatvärlden. Man är stjärna och vill gå till uppdragsgivaren och vara just det. Alla tycker inte om att då slussa in en junior person som kanske får strålkastarljuset på sig, säger Bodman, som ser en tendens att betrakta uppdragen som egna, snarare än byråns.

Ett delegerande arbetssätt innebär att stjärnan kanske inte får vara stjärna längre. Men:

– Det är ju också häftigt att få lyfta fram andra och se dem växa. För att uppnå det måste företagskulturen signalera att ”kom till oss så får du utvecklas! Vi har en plan för dig. Du ska också bli stjärna här”, fastslår Håkan Bodman. ¶

Managementkonsulten Håkan Bodman på Inhouse AB är för sitt arbete med kommunikationsbyråer känd som Byrådoktorn inom kommunikationsbranschen. Nu vill
han även hjälpa advokatbyråerna att bli bättre på att utveckla sina verksamheter mot ökad effektivitet och lönsamhet. Det handlar bland annat om hur de tar hand om och använder biträdande jurister och unga advokater.

Ulrika Öster