Kommunikation och samlad information ska öka effektiviteten

Sedan flera år kan offentliga biträden hantera delar av sina kontakter med Migrationsverket via e-tjänsten Biträdessidan. Migrationsverket har nu utvecklat Biträdessidan vidare. Flera nya funktioner har under 2018 testats av några advokatbyråer i ett pilotprojekt, och under hösten lanseras de för advokater och övriga offentliga biträden i hela landet.

De nya funktionerna innebär att offentliga biträden kan se samtliga förordnanden och hitta kontaktuppgifter till klienterna, ta emot handlingar i asylärenden och kostnadsräkningsärenden, skicka in inlagor, samt skicka in kostnadsräkningar, som matas in manuellt eller som hämtas exempelvis från det egna ekonomisystemet.

Tommie Andersson, projektledare på Migrationsverket, tror att Biträdessidan i sin nya tappning kan innebära en hel del effektiviseringar för advokater och andra offentliga biträden.

– Man slipper all pappershantering och all posthantering och får all information tillgänglig snabbt och oavsett var man är, säger han.

Advokat Karin Gyllenring är en av de advokater som fått testa den nya Biträdessidan. Hon är principiellt positiv till digitaliseringen, men har upplevt en hel del barnsjukdomar under pilotperioden.

– Det har blivit extremt mycket arbete för oss med att dubbelkolla så att inget missas, eftersom handläggarna på Migrationsverket inte har varit helt säkra på hur systemet ska användas. Vissa saker har kommit via Biträdessidan, medan andra fortfarande kommit med posten. Så det har varit svårjobbat, säger Gyllenring.

Enligt Karin Gyllenring är systemet ännu inte klart för att driftsättas på bred front, så som Migrationsverket planerar.

– Det blir säkert helt fantastiskt när det är klart, men jag anser inte att det är det än. Det omfattar ännu inte alla ärenden och handläggarna har inte fått tillräcklig utbildning. Så jag befarar faktiskt kaos, säger Karin Gyllenring.

Tommie Andersson är dock inte orolig.

– Att det har upplevts som lite besvärligt har nog till en del berott på att endast få ärenden, biträden och migrationsverksenheter har varit berörda. När det nya arbetssättet lanseras över hela landet räknar vi med att det blir tydligare och enklare för alla, säger han.

De nya funktionerna på Biträdessidan har tagits fram i samråd med bland andra Advokatsamfundet. Advokat Sait Umdi har representerat Advokatsamfundets styrelse i kontakten med Migrationsverket.

– I grund och botten är jag positiv till idén med digitalisering. Biträdessidan kan ge en bättre överblick och ökad enhetlighet, säger Sait Umdi.

Han hoppas på att sidan ska förenkla kontakterna med Migrationsverket, genom möjligheten att skicka en fråga direkt inne i systemet. Det kommer också att spara mycket tid och arbete att få besked i ärenden direkt på Biträdessidan, i stället för att, som i dag, vara tvungen att köa hos ett postombud för att hämta ut rekommenderade brev.

Satsningen har dock inte nått ända fram, anser Sait Umdi. Än så länge omfattar Biträdessidan bara asylärenden, medan en rad andra ärenden, som arbetstillstånd, fortfarande måste hanteras enligt den gamla modellen.

– Det kan bli problem när ett ärende ska skötas elektroniskt och ett annat via posten, fast de kanske rör samma person. Risken är att det här skapar oreda både hos biträdena och hos Migrationsverket, säger Sait Umdi.

Sait Umdi anser att kontakterna med Migrationsverket fungerat bra under processen med Biträdessidan, och att verket har lyssnat på advokaternas synpunkter.

– Det här är en bra början, men det finns mycket kvar att göra, säger Umdi.

Ytterligare funktioner på Biträdessidan är redan planerade. Redan senare under hösten ska biträden även kunna ta emot beslut i kostnadsräkningsärenden och skicka in överklaganden på Biträdessidan. Migrationsverket kommer att informera verksamma offentliga biträden via brev inför lanseringen. Enligt Tommie Andersson kommer den absoluta merparten av alla ärenden att hanteras via Biträdessidan redan i höst. Övriga ärenden, som tillståndsärenden, kommer att plockas in senare.

Biträdessidan

Biträdessidan lanserades år 2013, och innehöll då bland annat en kalenderfunktion där offentliga biträden kunde redovisa när de var lediga att ta uppdrag. Sedan dess har tjänsten undan för undan utvecklats vidare.

Offentliga biträden loggar in på Biträdessidan med hjälp av Bank-ID. Ett offentligt biträde kan också ange andra personer, exempelvis kolleger, biträdande jurister och sekreterare, som ska kunna gå in i de aktuella förordnandena.

Ulrika Öster