search bubble news heart bars angle-right angle-up angle-down Twitter Facebook linkedin close clock map-marker calendar
  • Fokus

Informationsspecialistens roll allt viktigare

I dagens informationsflod blir kunskapen om att söka fram, värdera och sammanställa information på ett effektivt sätt allt viktigare. På advokatbyrån kliver en gammal yrkeskår fram och får ökad betydelse och en ny roll. Bibliotekarien blir informationsspecialist och utgör en allt viktigare resurs för advokaternas arbete och en konkurrensfördel för byrån.

På advokatfirman Vinge arbetar tre informationsspecialister, plus en knowledge manager som har det övergripande ansvaret för kunskapshanteringen på byrån. De tre specialisterna, samtliga utbildade bibliotekarier, ansvarar för varsitt fysiskt bibliotek i Stockholm, Göteborg och Malmö samt har ett gemensamt ansvar för de digitala resurser som finns tillgängliga för medarbetarna. Utan tvekan kräver det digitala biblioteket mest resurser, både vad gäller pengar och arbete.

Informationsspecialisterna på Vinge beskriver digitaliseringen som en revolution i det tysta. Inte minst sökmöjligheterna har förändrat både deras eget och advokaternas arbete.

En fördel är att många advokater och jurister samtidigt kan använda samma bok, en omöjlighet i det traditionella biblioteket. De nya digitala informationstjänsterna har också underlättat för advokaterna att arbeta på distans.

Ökad snabbhet i arbetet är en annan konsekvens av digitaliseringen. Men med ökad snabbhet har också förväntningarna ökat på att allt ska gå lika snabbt, konstaterar Elin Thunell vid Vinges kontor i Malmö. Hon ger ett exempel på när förväntningar och verklighet kan krocka:

– Jag får i uppdrag att under dagen fixa fram ett gammalt rättsfall. Det visar sig att det inte finns digitaliserat och inte heller längre finns tillgängligt i domstolens eget arkiv. Jag blir hänvisad till Riksarkivet där det kan vara flera veckors leveranstid. Sånt kan vara svårt att förstå för en otålig jurist och klient, säger hon.

Kostnaderna ökar

Vinge har tillgång till en rad olika informationstjänster. Knowledge managern Carolina Landys uppskattar antalet betaltjänster till ett hundratal. De stora, breda tjänsterna har samtliga jurister och advokater tillgång till, andra är mer nischade och används av ett fåtal specialister, exempelvis informationsdatabaserna inom sjörätt som bara används på kontoret i Göteborg.

Hur mycket tjänsterna används är svårt att veta exakt. Statistikuppföljning hos leverantörerna är av varierande kvalitet. Dessutom säger det egentligen inte så mycket om värdet av en tjänst hur ofta den används.

– Det kan vara sånt som används två gånger per år, men då är det oumbärligt, förklarar Elisabeth Ejemyr, informationsspecialist i Stockholm.

En vanlig uppfattning är att digitalisering leder till minskade kostnader, men det är snarare tvärtom. Carolina Landys konstaterar att kostnaderna för de digitala tjänsterna ökar med i snitt 10–15 procent varje år. Kostnadsökningen beror på att priserna på befintliga tjänster stiger, men också på att nya tillkommer. Eftersom de digitala tjänsterna ännu inte kan ersätta det traditionella biblioteket så tillkommer också kostnad för inköp av fysiska böcker.

Brist på versioner ett problem

En anledning till att biblioteken fortsätter att köpa tryckta böcker är att många på byrån fortfarande efterfrågar dem.

Ann-Christin Karlén, informationsspecialist på kontoret i Göteborg, tror att den fortsatta användningen av pappersböcker också har att göra med hur advokater och jurister använder sina böcker.

– Ett vanligt scenario är att man inte läser en bok i taget, utan flera samtidigt. Då ska du kanske växla mellan tre, fyra, fem olika plattformar för att kunna återskapa samma arbetssätt med den digitala litteraturen, säger Ann-Christin Karlén.

Ett annat viktigt skäl till att ha kvar de fysiska biblioteken är att de digitala informationstjänsterna, så som också de intervjuade advokaterna konstaterat, som regel saknar äldre versioner och upplagor av dokument och litteratur. Problemet riskerar att förvärras när allt mer litteratur nu enbart ges ut i digital form.

– Ny digital litteratur finns i dagsläget inte tillgänglig alls i äldre digitala versioner. Om en lagkommentar slutar tryckas och därefter endast uppdateras elektroniskt, så skrivs den gamla texten över, så att den tidigare versionen inte längre finns kvar, säger Carolina Landys.

En viktig resurs

Att information finns så lätt tillgänglig genom några knapptryckningar på datorn är förstås en stor fördel, men det kan också göra att jurister slarvar. Ann-Christin Karlén har fått instruktioner från byråns ledning om att vara särskilt noggrann när hon utbildar juniora jurister och sommarnotarier i informationssökning.

– Man har märkt att en del av rättsutredningarna inte håller lika hög kvalitet som tidigare, för att de nya främst använder sig av de lättast tillgängliga källorna och digitala resurserna, förklarar Ann-Christin Karlén.

Informationsspecialisterna har många synpunkter på de olika digitala informationstjänsterna som byrån behöver. De efterlyser tydlighet och struktur i tjänsterna.

Ann-Christin Karlén tror att hon och hennes kolleger ibland kan uppfattas som jobbiga av leverantörerna. 

– Det har ju bland annat att göra med vår bakgrund som bibliotekarier. Vi ställer höga krav på hur de benämner olika saker, att det tydligt framgår vilken version som visas och när informationen senast uppdaterades, säger hon.

Jobbiga eller inte så upplever informationsspecialisterna att de är uppskattade och efterfrågade på advokatbyrån.

– Den här professionen tror jag kommer att bli en väldigt eftertraktad resurs, om man förstår hur den ska användas, förutspår Carolina Landys, och får medhåll av informationsspecialisterna.

– Jag tänker att tillsammans är vi och juristerna ganska oslagbara, säger Ann-Christin Karlén, och fortsätter:

– Dessutom har vi också kunskapen om att utvärdera källor. Vi kan kvalitetsgranska nya aktörer och informationskällor utifrån vår samlade erfarenhet och överblick. Det har juristerna varken tid, möjlighet eller kunskap till.

Ulrika Öster