Fördjupa professionella relationer

Katinka Nicou förklarade att vi uppfattar olika mycket av kommunikation beroende på med vilket medel det uttrycks. Av röst, volym, ton och tempo uppfattar vi 38 procent, och av kroppsspråk och ansiktsuttryck uppfattar vi 55 procent.

– Men av orden i kommunikationen uppfattar vi bara 7 procent!

Den icke-verbal kommunikationen bygger tillit och förståelse, ökar flytet i kommunikationen och hjälper dig att nå fram effektivt. Katinka underströk särskilt vikten av att skapa samband och samhörighet i professionella relationer. Det är en process av att minimera uppfattade skillnader mellan individer.

– Samband kan skapas genom att man matchar den andres mentala processer och beteenden. Människor tycker om dem som är lika dem själva, sa Katinka.

Hon påminde om att man kan dela in personlighetsstilar utifrån olika variabler och presenterade begreppet metaprogram: filter som raderar, omvandlar eller generaliserar information vi tar emot för att vårt medvetande ska kunna processa den. Två individer med olika metaprogram kan se samma sak och reagera olika.

När du förstår en persons metaprogram, kan du presentera idéer för personen på ett sätt som är attraktivt för den, därmed få medhåll och förutspå hur personen ska reagera.

Katinka gav konkreta riktlinjer om att kommunicera med människor utifrån deras olika metaprogram – filtren.

Agerandefiltret avgör människors tendens att agera snabbt i situationer, eller att vänta och studera konsekvenserna först. Proaktiva människor är handlingsorienterade och initierar kommunikation och agerande. Med dem kommunicerar du initiativ och aktivitet, och svarar självständigt och direkt. Reaktiva människor är tveksamma, reflexiva och analytiska, och föredrar att samla information om situationen innan de agerar. Med dem kommunicerar du besvarande, refererar till tidigare händelser och sammanhang, och svarar med en analys av situationen.

Riktningsfiltret avgör var en människa lägger sin uppmärksamhet för vägledning och motivation. Emotriktade människor ser och rör sig mot det de vill ha. Med dem lägger du fokus på vad som kan uppnås, inte på vad som kan gå fel. Ifrånriktade människor ser och rör sig bort från det de inte vill. De vill undvika negativa upplevelser eller konsekvenser. Med dem talar du om potentiella hinder eller problem.

Referensramsfiltret avgör om vi förlitar oss på en intern känsla eller tanke, eller extern feedback, för att veta var vi står i en fråga eller situation. Interna människor använder sina egna tankar och känslor som referensram i beslutsfattande. Med dem kommunicerar du att det är deras sak att bestämma och fråga efter deras åsikt. Externa människor behöver feedback eller bekräftelse från omvärlden. För dem talar du om vilka åtgärder du rekommenderar och backar upp dina argument med forskning och data.

Sambandsfiltret avgör hur människor ser relationer mellan saker. Likhetsmänniskor ser likheter när de jämför saker och sammanhang. Med dem lägger du fokus på det som är bekant för mottagaren. Olikhetsmänniskor ser olikheter när de jämför saker och sammanhang, Med dem lägger du fokus på vad som är annorlunda och som inte passar in i tidigare sammanhang.

Sammanhangsfiltret avgör på vilken nivå en människa föredrar att analysera information, från konkreta detaljer till abstrakt storbildsperspektiv. Detaljmänniskor föredrar specifik information, data och exakta förlopp. För dem presenterar du information på ett linjärt sätt, steg för steg, och hjälper dem se hur detaljerna hänger samman. Storbildsmänniskor fokuserar på övergripande mönster och teman, och blir uttråkade av detaljer. Med dem fokuserar du på abstrakt diskussion och minimerar fokus på detaljer.

Magnus Andersson