search bubble news heart bars angle-right angle-up angle-down Twitter Facebook linkedin close clock map-marker calendar
  • Fokus

Så jobbar fyra byråer med IT

Advokat Ulf Nordekvist arbetar med affärsjuridik i Luleå med kunder i Norroch Västerbotten. På byrån arbetar två jurister och en sekreterare, som sköter bokföringen. Ulf Nordekvist har satsat ambitiöst på IT och anser att det varit mer än väl använda pengar.
Ulf Nordekvist startade advokatfirman för tre år sedan när han lämnade en större byrå. Han valde då att satsa på ett eget nätverk med en server. På firman används flera olika juridiska databaser, i första hand cd-romskivor.Juristerna har tillgång till bärbar dator som de kan arbeta med utanför kontoret. Ulf Nordekvist är en varm IT-förespråkare och anser att fördelarna vida överstiger kostnaderna: – IT-satsningarna är tidsbesparande och gör det lättare att hantera ärenden mer professionellt. Mallar och förlagor sparar tid. Om jag till exempel har ett tvistemål så kan jag klicka mig in på den föregående inlagan, ändra i texten och sedan sända iväg den, säger han. – Dessutom märker jag att vi med vår ärendetyp kan sköta mycket av kontakterna via e-post. Skulle man inte ha e-post skulle kostnaderna för porto, papper, kuvert och hanteringen öka.

PÅ BYRÅN ANVÄNDS ett datoriserat tidbokningssystem. Genom det har man kontroll på vad som görs, och man kan via personliga datoriserade fickalmanackor få tillgång till tider och uppdatera almanackorna via datorn. Genom tillgång till varandras kalendrar undviks dubbelbokningar. Underhållet av byråns datorer och annan utrustning sköts fortlöpande av specialister. Ulf Nordekvist har däremot valt att inte satsa på en hemsida eftersom han anser att nyttan med en sådan för hans del är begränsad. Byråns jurister har byggt upp en egen datarättsbank där de lagrar framtagna mallar efter olika rättsområden. I rättsbanken finns det som behövs som förlagor till stämningar eller andra inlagor eller mallar för till exempel avtal.Byrån har lagt upp ett klientbibliotek på datorn där dokument i varje ärende lagras.Vissa viktigare handlingar skannas och läggs i det datoriserade systemet.

KRYPTERING ANVÄNDS inte av byrån för närvarande. De har inte märkt att någon efterfrågat kryptering även om det inträffat att någon klient i IT-branschen skickat krypterat material. Det har förekommit att e-post kommit fel och Ulf Nordekvist erinrar sig ett e-postmeddelande från en annan advokatbyrå som var avsett för dennes huvudman. Byrån har drabbats av virus via e-posten trots att de har virusprogram och undviker att öppna e-post med konstig text, obekant innehåll eller från okänd avsändare. Vid sådana situationer skickas e-postmeddelandet i papperskorgen direkt.

Advokatfirman Cederquist i Stockholm investerar kraftfullt i IT-lösningar men har som strategi att inte satsa på de allra senaste IT-hjälpmedlen för att slippa barnsjukdomar. En lyckad strategi har det visat sig.

Vår övergripande strategi är att utnyttja tillgängliga IT-hjälpmedel utan att för den skull pröva nymodigheter för deras egen skull. Vi har inte för avsikt att vara banbrytande utan vi köper standardiserade programvaror så långt som möjligt för att undvika barnsjukdomar, säger advokat Petter Wirell, partner på Advokatfirman Cederquist i Stockholm. På byrån arbetar för närvarande 41 jurister. Petter Wirell anser att man fått valuta för sina IT-investeringar. Mest handlar det om att juristernas arbete blivit effektivare med IT.Vidare behöver de inte lika mycket stöd av sekreterare som tidigare. IT har även fått till följd att – på gott och ont – arbetstempot ökat.

EN AV FÖRETAGETS anställda, Rosita Thullbom, tidigare sekreterare, arbetar på heltid med Cederquists IT-verksamhet. För tio år sedan lade hon cirka tio procent av sin arbetstid på denna. Men i takt med utvecklingen har hon fått lägga ner allt mer tid på IT-frågorna. Följande viktigare IT-funktioner finns hos Advokatfirman Cederquist:
• intranät
• fast Internetförbindelse
• brandvägg på server samt även i de bärbara datorerna
• virusskydd i samtliga datorer samt på server
• “webblocker” som förhindrar att anställda surfar på “olämpliga” webbsidor
• ekonomisystem
• bibliotekssystem
• sammanträdesrum med IT-stöd,
dataprojektor, ’’smartboard’’, d v s elektronisk anteckningstavla, samt ’’konferenshub’’, d v s en nätverksväxel där upp till åtta bärbara datorer på ett enkelt sätt kan kopplas upp mot nätverket
• hemsida, utlagd på webbhotell.

Advokat Lars Perhard partner på Cederquist, betonar vikten av att lägga fast en ITpolicy, vilket man har gjort på Cederquist. Policyn bör inrymma allting från virusskydd, personalens hantering av e-post, i vilken omfattning de anställda får installera program i sina datorer,samt till arbetsgivarens rätt att gå in och läsa personalens epost. – Om den anställde använder arbetsgivarens utrustning för privata ärenden utsätts arbetsgivaren för en risk. Samtidigt har arbetsgivaren ett ansvar för att säkra verksamheten mot virus och intrång m.m., som han måste leva upp till. Därför kan man inte som anställd påräkna en 100-procentig integritet, säger Lars Perhard. Rosita Thullbom berättar att utvecklingen av virus har varit explosionsartad.Vissa dagar skickar hon upp till tre virusvarningar till de anställda. Flera gånger har okända Internetanvändare skannat företagets ipadress i syfte att försöka ta sig in i företagets server. Brandväggen har dock effektivt stoppat sådana försök.

I FRAMTIDEN KOMMER Cederquist att fortsätta satsa på IT. Just nu införs ett nytt ekonomisystem. Därefter väntar ett förbättrat dokumenthanteringssystem. Man ser stora möjligheter med en mer organiserad lagring av dokument och därmed ökad tillgång till mallar/exempel och annan information. Det är dock angeläget att implementera rutiner så att inte fel personer kommer åt dokumenten. Även för denna behörighet gäller den gamla sanningen att en mall är just en mall eller kanske snarare ett exempel. Ett fullt utbyggt dokumenthanteringssystem ställer alltjämt stora krav på kompetens hos användarna.

Advokatfirman Hammar i Uddevalla har som en följd av omfattande ITsatsningar ökat effektiviteten samtidigt som sekreterarna på sikt får mer avancerade arbetsuppgifter.

Advokatfirman Hammar i Uddevalla med 5 jurister har en egen server,som hanterar de administrativa programmen och de juridiska databaserna. Man är utrustad med brandvägg, virusskydd, hemsida och e-post. Firman har ett avtal med ett företag som sköter underhåll och uppdateringar av utrustningen. Flera av juristerna använder regelbundet sina bärbara datorer för att arbeta hemifrån eller från andra platser. De kan då ansluta sig till advokatfirmans server och få tillgång till klientmappar och databaser. Man har inte någon övergripande ITpolicy utan i stället instruktioner för hur olika dagliga rutinuppgifter ska skötas.

ADVOKAT JAN SAVE på advokatfirman Hammar ser flera vinster med IT-investeringarna. Genom att bränna ner dokument på cd får man en rationell dokumenthantering. Tillgängligheten ökar eftersom det är möjligt att gå in i varandras mappar i gemensamma ärenden. Det är enklare att arbeta på distans. – Dessutom blir man inte alls lika beroende av sekreteraren. Till bilden hör att de yngre juristerna ofta har goda IT-kunskaper. På sikt räknar vi med att kunna minska på sekreterarkostnaden och kunna använda sekreterarna till mer kvalificerade uppgifter. Hittills har man klarat sig från allvarligare attacker från hackers eller virus. Då och då förekommer dock virusvarningar. Jan Save bedömer att risken är liten för att man ska utsättas för intrång i sin server. – Det är få dokument som är riktigt känsliga. Advokater överdriver nog stöldrisken något men underskattar riskerna med virus och tekniska problem. Risken för informationsläckage är säkert väl så stor på traditionellt sätt.

UTAN TVEKAN REKOMMENDERAR Jan Save sina kolleger att investera i IT, men det ska inte ske utan eftertanke: – Gör det ordentligt, fuska inte. Fundera över behoven. Lägg mycket tid på att göra en kravspecifikation. Utan den är man i underläge, begär en offert och håll dig sedan till den.Var lyhörd för förslag till förändringar men begär då att dessa omformuleras i en ny offert. Annars riskerar det att uppstå svarta hål där pengarna rinner iväg. Jan Save understryker att man verkligen ska utröna vad man vill ha och rannsaka sina behov. Särskilt gäller detta kommunikationen. De flesta klarar sig med ADSL eller ISDN i stället för så kallad “fast lina” och då blir det lägre kostnader.

Säkra och beprövade lösningar är grunden i advokatbyrån Vinges IT-filosofi. Byrån vill hålla sig långt framme jämfört med konkurrenterna men är försiktig med att investera i nya oprövade system.

Vinge har ett tiotal medarbetare som jobbar med den dagliga servicen – en IT-chef i Stockholm och driftsansvariga vid varje kontor. Dokumenthanterings- och ekonomisystem, e-post och möjligheten att söka i databaser via Internet är navet i Vinges ITfiering. Gemensamt intranet har fått vänta i brist på tillräckligt bra lösningar till rätt pris. – En hög grad av IT är en nödvändighet för att driva den verksamhet vi gör.Vi hade inte varit en av landets ledande byråer om vi inte gjort de satsningar vi gjort,säger advokat Olle Lindén, Managing Partner vid Vinges Göteborgskontor och IT-ansvarig för hela byrån. – Mest betydelsefullt är vårt dokumenthanteringssystem med mallbankar på olika rättsområden som gjort det möjligt att samla kunskap på ett strukturerat sätt. Och att hitta och återvända till materialet på ett enkelt vis. Vinge har en omfattande ITpolicy med stort som smått och där säkerhetsfrågorna har en central roll. Där kan man bland annat läsa om vilka lösenord som är acceptabla, hur och vad man får e-posta och hur den bärbara datorn ska hanteras. Stöldrisken gör att man inte får ha några andra ärenden på hårddisken än det man jobbar med just då.

SJÄLVKLARHETER ÄR brandvägg mot Internet, virusskydd som uppdateras automatiskt varje dag på alla datorer och servrar och säkerhetskopior som förvaras externt i brandsäkra skåp. Hemsidan ligger på webbhotell för att minimera risken för ovälkomna besökare i nätverket. Rutiner för e-postkommunikation finns också. – Vi inhämtar alltid klientens samtycke innan vi skickar känslig eller sekretessbelagd information. Ibland går det krypterat, ibland som vanligt brev. Vi har ambitionen att skicka krypterat i ökad utsträckning men klienterna tycker ofta att det är besvärligt. När vi etablerar nya kontakter sänder vi dessutom alltid ett testmail innan vi börjar skicka skarpa dokument.

RISKEN FÖR OBEHÖRIGA intrång har hittills gjort att byråns medarbetare inte har tillgång till nätverket när de befinner sig utanför huset. Till sommaren hoppas man dock på en tillräckligt säker lösning. På gång är också obligatorisk kryptering av de bärbara datorerna, så att obehöriga inte kommer åt information på hårddisken om datorn blir stulen. Hittills har dock Vinge varit förskonade från större haverier eller missöden.Tidredovisningssystemet har slutat fungera någon dag, virus har orsakat enstaka avbrott och en och annan dator har blivit stulen. – Det svåraste är att behålla stabiliteten i systemet när vi byter programvaror, säger Olle Lindén. Det tvingas vi tyvärr göra rätt ofta, utvecklingen går med en rasande fart.

TOM KNUTSON
HANS HELLBERG

Annons
Annons
Annons
Annons